Registrierkassen-Sicherheitsverordnung (RKSV)
Seit dem 01. April 2017 gibt es eine verpflichtende Sicherheitseinrichtung für Registrierkassen. Diese besteht aus einer Signaturkarte und einem Kartenleser und dient zum Schutz der Daten in Ihrer Kasse vor Manipulation. Der Manipulationsschutz wird am Beleg als QR-Code sichtbar.
Tipps und Infos
Hinter dem QR-Code verbirgt sich eine individuelle Signatur des jeweiligen Unternehmens. Hier sind die wesentlichen Beleginhalte gespeichert, sowie ein Umsatzzähler und ein Verweis auf den letzten Beleg. Der Umsatzzähler ist die Summe über Barzahlungsbeträge aller bereits ausgestellten Belege. Der Verweis auf dem letzten Beleg führt zu einer Verkettung der Belege, sodass keiner der vorhergehenden Belege geändert oder gelöscht werden kann. Die Inhalte des QR-Codes werden digital signiert. Dies funktioniert mit einer Signaturkarte ähnlich der Bürgerkarte. Aus diesem Grund sind eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät dauerhaft mit der Registrierkasse zu verbinden. Ein Datenerfassungsprotokoll (DEP) wird automatisch von Ihrer Kasse mitgeführt. Dieses muss bei einer Prüfung durch das BMF dem Finanzbeamten übergeben werden.
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Für die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung in Ihrer Registrierkasse müssen Sie Folgendes erledigen:
1. Signaturkarte kaufen
2. Initialisierung Signaturkarte im ViPOS Kassensystem
3. Registrierung Signaturkarte und Registrierkasse in FinanzOnline
4. Erstellung Startbeleg (passiert automatisch)
5. Prüfung Startbeleg mittels Finanzamt-App
Im FinanzOnline müssen Sie nun folgende Informationen angeben: Pro Signaturkarte sind die Seriennummer der Signaturkarte sowie der Name des Vertrauensdiensteanbieters (z.B. GlobalTrust) anzugeben. Außerdem sind pro Registrierkasse die Kassenidentifikationsnummer und der AES-256-Schlüssel anzugeben. Diese erhalten Sie nach Initialisierung der Signaturkarte in Ihrer Registrierkasse. Die Kassenidentifikationsnummer kennzeichnet eine Registrierkasse innerhalb eines Unternehmens. Sie muss im Unternehmen einzigartig sein. Der AES-256-Schlüssel wird für die Anonymisierung des Umsatzzählers in der Registrierkasse benötigt und wird von der Kasse während der Anmeldung der Signaturerstellungseinheit vergeben.
Der Startbeleg muss nach der Registrierung der Signaturkarte und der Registrierkasse über FinanzOnline mit Hilfe der BMF Belegcheck App geprüft und in Folge nach den Vorschriften gemäß § 132 BAO aufbewahrt werden (zumindest sieben Jahre). Die App erhalten Sie im App Store Ihres Smartphones. Zwischen Erzeugen und der Prüfung des Startbeleges darf nur eine Woche liegen. Die BMF Belegcheck-App muss durch Eingabe des Authentifizierungscodes aus der FinanzOnline-Registrierung freigeschaltet werden. Mit dieser App kann der maschinenlesbare Code (QR-Code) der eigenen Belege gescannt und geprüft werden. Bei der Prüfung werden die Daten aus der Registrierung über FinanzOnline herangezogen, um die Gültigkeit der Belege Ihrer Registrierkasse festzustellen. Das Ergebnis der Prüfung wird unmittelbar am Display Ihres Smartphones oder Tablets mit einem grün unterlegten Häkchen (korrekt) oder einem rot unterlegten X (Fehler) angezeigt.
Monats- und Jahresbelege sind laut Finanzamt zu signierende Kontrollbelege mit Betrag Null (0) Euro, die mit Monats- bzw. Jahresende zu erstellen sind. Der Monatsbeleg für Dezember ist gleichzeitig der Jahresbeleg. Dieser ist jedes Jahr zusätzlich auszudrucken, aufzubewahren und mittels der BMF Belegcheck-App zu prüfen.
Das vollständige Datenerfassungsprotokoll Ihrer Registrierkasse ist zumindest quartalsweise auf einem externen Datenträger zu sichern. Jede Sicherung ist nach den Vorschriften der BAO mindestens sieben Jahre aufzubewahren.
Während jedes Ausfalls einer Registrierkasse sind die Barumsätze händisch zu erfassen und Zweitschriften der Belege aufzubewahren. Nach der Fehlerbehebung müssen die Einzelumsätze nacherfasst werden. Beginn und Ende des Ausfalls der Registrierkasse sind bei FinanzOnline bekanntzugeben.
Haben Sie mehrere Registrierkassen im Einsatz, sind bei Ausfall oder Verlust einer Signaturkarte bei nur einer Registierkasse, die Geschäftsfälle auf einer anderen Registrierkasse mit funktionierender Signaturkarte zu erfassen. Ist das nicht möglich, kann die Registrierkasse ohne Signaturkarte bis zum Ersatz der defekten Signaturkarte weiter betrieben werden. Jedoch wird dann auf den Belegen der Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ mit angedruckt. Mit Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit wird über sämtliche Geschäftsfälle im Ausfallszeitraum ein signierter Sammelbeleg erstellt. Dauert der Ausfall der Signaturerstellungseinheit länger als 48 Stunden, müssen Beginn und Ende des Ausfalls binnen einer Woche bei FinanzOnline gemeldet werden. Ebenso müssen Sie bei Außerbetriebnahme einer Registrierkasse vorgehen.
Im Falle einer planmäßigen dauerhaften Außerbetriebnahme der Registrierkasse oder aufgrund eines irreparablen Ausfalls muss ein Schlussbeleg mit dem Betrag Null (0) Euro erzeugt werden. Der Schlussbeleg ist auszudrucken und gemäß § 132 BAO (zumindest sieben Jahre) aufzubewahren. Bei Saisonbetrieb bzw. vorübergehender Nichtbenutzung der Registrierkasse ist keine Meldung in FinanzOnline notwendig. Nur eine dauerhafte Außerbetriebnahme ist in FinanzOnline zu melden.
Die Garantieerklärung finden Sie in unserem Downloadbereich.
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Unser Kassensystem entspricht garantiert allen gesetzlichen Anforderungen in Österreich und wird laufend aktualisiert. So können Sie sich auf eine rechtssichere Anwendung verlassen. Auch für die Kassensicherheitsverordnung in Deutschland und für internationale Fiskalisierungen ist ViPOS bestens gerüstet.
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